Trung tâm đào tạo KẾ TOÁN Newvision

5 bước dễ dàng để có một bản in đẹp hoàn hảo trong Excel

Trung tâm dịch vụ kế toán Newvision xin chia sẻ tới các bạn một thủ thuật để dễ dàng sở hữu một bản in đẹp hoàn hảo, không tì vết trên Excel.

Để các bạn có thể hiểu rõ từng bước làm cụ thể, tôi sẽ sử dụng một file excel lộn xộn, dữ liệu được sắp xếp một cách lung tung beng để làm ví dụ minh họa cho các bạn dễ hiểu. Nhiệm vụ cuối cùng chúng ta nhắm tới là in nó ra một cách gọn gàng. sạch sẽ, chỉnh chu trong một trang giấy. Bắt đầu thôi nào.

 

anh2

 

Bước đầu tiên: Chuyển phần trình bày sang dạng bảng (bước này có tên là bước làm đẹp)

Dù bạn là một cao thủ Excel đi chẳng nữa thì cũng sẽ phải bó tay nếu muốn sở hữu một bản in đẹp từ một file “bầu nhầu” chưa qua quá trình chỉnh sửa. Chính vì vậy, việc đầu tiên bạn cần làm là “make-up” lại nó. Đó chỉnh là việc chuyển dữ liệu sang dạng bảng, mẹo này rất đơn giản nhưng không phải ai cũng biết. Trước hết, bạn chọn bôi đen vùng dữ liệu mình muốn chỉnh sửa và nhấn tổ hợp phím Ctrl+L.

anh3

Tiếp theo, bạn nhấn OK là một bảng biểu ngay ngắn, gọn gẽ đã hiện ra.

anh4

Có thể bạn quan tâm:

Dịch vụ kiểm toán nội bộ giá rẻ

Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm giá rẻ.

Bước 2: Chọn vùng cần in

Đơn giản, bạn chỉ cần chọn vùng cần in (bôi đen), sau đó đến tab “Page Layout” trên thanh công cụ và chọn “Print Area” > “Set Print Area“.

anh5

 

Bước 3: Chọn “Wrap Text”. sau đó chọn tab “Page Layout”trên thanh công cụ và chọn “Print Area”>”Set Print Area”.

Như các bạn đã biết, bình thường  chữ trong các ô sẽ chỉ trải hàng ngang vì thế chúng ta không thể nhìn thấy hết nội dung, bạn hãy chọn ”Wrap Text” để những dòng chữ tự động dồn xuống hàng nhé.

anh6

 

Bước 4: Căn chỉnh lại trang in theo kích thước và chọn số lượng cần in.

Theo tôi đánh giá, đây là phần quan trọng nhất để giúp bạn có thể căn chỉnh bản in đẹp và vừa vặn với trang giấy. Bạn hãy xem tập tin của mình trong chế độ “Print preview mode” bằng cách ẩn ổ hợp phím Ctrl + F2.

Trong “Preview Group” bạn hãy ấn chọn vào ô “Show Margins“, những thanh canh lề sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần kéo, thả để sắp xếp vị trí nội dung trên trang giấy như mong muốn. Qúa đơn giản phải không nảo.

anh7

Cũng trong trang preview này, chọn “Page Setup“, nhập giá trị mình mong muốn vào phần “Fit To“. Ví dụ bạn chọn “Fit to 1 page wide by 1 page tall” (như hình) thì tất cả nội dung sẽ chỉ hiển thị trong một trang. Lưu ý là vì dồn tất cả lại 1 trang nên nội dung chữ của bạn sẽ bị nhỏ đi, bạn có thể chọn đặt tờ giấy nằm ngang (Landscape) trong mục Orientation để có nhiều không gian hơn.

anh8

 

Bước 5: Hoàn thiện bản in một cách đẹp nhất có thể(dành cho những bạn kỹ tính và muốn mọi thứ hoàn hảo).

Vẫn trong “Page Setup“, bạn chọn tab “Margin” và ấn chọn 2 mục ‘Horizontally‘ và ‘Vertically‘.

anh9

Chuyển sang tab “Header/Footer” click “Custom Header” hoặc “Custom Footer” để thêm chữ, số trang, hình ảnh…

anh10

Vậy là bạn đã hoàn thành 5 bước đơn giản nhất để có một bản in hoàn hảo rồi, hãy cùng chiêm ngưỡng lại thành phẩm của mình nào.

anh11

Chúc các bạn gặp nhiều may mắn.

 

0985928544
Chào mừng bạn
Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Google Plus
Share On Linkedin
Share On Pinterest
Hide Buttons