Trung tâm đào tạo KẾ TOÁN Newvision

Các hàm Excel thông dụng thường dùng trong kế toán

 Nhằm giúp người làm trong lĩnh vực Kế toán có thể tra cứu một cách nhanh chóng mà không phải vận lộn tìm trong hàng tá các hàm Excel mà nhà cung cấp đưa ra. 

Trung tâm đào tạo kế toán Newvision đưa ra một số hàm Excel thông dụng thường dùng trong lĩnh vực kế toán.

>>Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn làm quen với cách sử dụng Excel

Vậy các hàm đó gồm những hàm nào chúng ta sẽ tìm hiểu sau đây:

1.Hàm SUMIF 

 Hàm SUMIF dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi đáp ứng tiêu chí mà bạn xác định.

– Cú pháp: Sumif(phạm vi chứa điều kiện, điều kiện cần tính, phạm vi cần tính tổng).

    Trong đó:

+ Phạm vi chứa điều kiện: Là dãy ô chứa điều kiện cần tính.(Thường trong kế toán là các cột chứa các mã hàng, mã TK, TK nợ,….

+ Điều kiện cần tính: Là các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng.Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi.

+ Phạm vi cần tính tổng: Là các ô thực sự cần tính tổng. Sẽ là các ô chứa giá trị tương ứng (số tiền, lượng tiền..)

Hàm này trả về giá trị tính tổng của các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào.

Ví dụ:  Chiếu từ ô E5 đến ô E9, tìm điều kiện ô nào chứa TK 15, thì tính tổng giá trị nằm từ ô H5 đến H9 tương ứng với dòng chứa TK 15 đã đối chiếu trong vùng $E5:$E9

=SUMIF( $E5:$E9,15,$H$5:$H$9)

Chú ý:

  • Hàm SUMIF trả về kết quả sai khi bạn dùng nó để khớp các chuỗi dài hơn 255 ký tự hoặc với chuỗi #VALUE!
  • Với các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì điều kiện cần tính có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó hoặc gõ trực tiếp tài khoản cần kết chuyển vào công thức.

2. Hàm SUBTOTAL:

Hàm này rất nhiều công dụng với nhiều số chức năng khác nhau, tuy nhiên trong kế toán thường chỉ dùng đến số chức năng là số 9, số 9 tương ứng với hàm SUM (tính tổng)

Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,[ref2],…)

Trong đó:

Function_num(Bắt buộc):Số 1-11 hay 101-111 chỉ định hàm sử dụng cho tổng phụ. 1-11 bao gồm những hàng ẩn bằng cách thủ công, còn 101-111 loại trừ chúng ra; những ô được lọc ra sẽ luôn được loại trừ.

+ Ref1(Bắt buộc):Phạm vi hoặc tham chiếu được đặt tên đầu tiên mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.

Ref2,…(Tùy chọn):Phạm vi hoặc chuỗi được đặt tên từ 2 đến 254 mà bạn muốn tính tổng phụ cho nó.

Chú ý:

  • Nếu có các tổng phụ khác trong ref1, ref2,… (hoặc tổng phụ lồng vào), các tổng phụ lồng vào này bị bỏ qua để tránh đếm hai lần.
  • Đối với các hằng số function_num từ 1 đến 11, hàm SUBTOTAL bao gồm các giá trị của hàng mà lệnh Ẩn Hàng ẩn dưới menu phụ Ẩn & Hủy Ẩn của lệnh Định dạng trong nhóm Ô trên tab Trang đầu trong ứng dụng Excel trên máy tính. Hãy dùng các hằng số này khi bạn muốn tính tổng phụ các số ẩn và không ẩn trong danh sách. Đối với các hằng số function_Num từ 101 đến 111, hàm SUBTOTAL bỏ qua giá trị của các hàng mà lệnh Ẩn Hàng ẩn. Hãy dùng các hằng số này khi bạn chỉ muốn tính tổng phụ các số không ẩn trong danh sách.
  • Hàm SUBTOTAL bỏ qua bất kỳ hàng nào không được bao gồm trong danh sách của bộ lọc, bất kể bạn dùng giá trị function_num nào.
  • Hàm SUBTOTAL được dùng cho các cột dữ liệu hoặc phạm vi dọc. Nó không được dùng cho các hàng dữ liệu hay phạm vi ngang. Ví dụ: khi bạn tính tổng phụ phạm vi ngang bằng cách dùng function_num từ 101 trở lên, chẳng hạn như SUBTOTAL(109,B2:G2), ẩn cột không ảnh hưởng đến tổng phụ. Nhưng ẩn hàng trong tổng phụ của phạm vi dọc ảnh hưởng đến tổng phụ.
  • Nếu bất kỳ tham chiếu nào là tham chiếu 3-D, SUBTOTAL trả về giá trị lỗi #VALUE! .

3. Hàm IF

– Cú pháp: =IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Là một trong các hàm logic để trả về một giá trị nếu điều kiện đúng và trả về giá trị khác nếu điều kiện sai.

Trong đó:

+ logical_test(Bắt buộc): Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).

value_if_true(Bắt buộc): Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện đúng

+ value_if_false(Tùy chọn): Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện sai

Ví dụ: nếu ô C2 = 1 sau đó trả về Yes, nếu không trả về No

if

 

 

 

 

=IF(C2=1,”yes”,”No”). 

4. Hàm VLOOKUP:

Vlookup là hàm dò tìm theo cột có điều kiện, trả về giá trị một ô khác thảo mãn điều kiện giá trị.

 Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array,col_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

 Lookup_value: Giá trị tìm kiếm. Là mã hoá, mã tài sản, mã tài khoản, …

– Table_arrayVùng dữ liệu muốn tìm kiếm” phải chứa tên “ Giá trị để tìm kiếm”.

– Col_index_num: Cột trả giá trị tìm kiếm: số thứ tự cột, từ bên trái sang của vùng dữ liệu tìm kiếm ( Vd: cột thứ 8 tính từ bên trái sang ).

– Range_lookup Tham số tìm kiếm

Chú ý:

– Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A.

– Ví dụ:  Tìm một giá trị bằng giá trị ở ô B5 trong cột thứ nhất, và lấy giá trị tương ứng ở cột thứ 1.

 =VLOOKUP(B5,$C$20:$D$22,1,0)

>>Xem chi tiết hàm VLOOKUP  tại đây:Tổng  quan về hàm VLOOKUP

5. Hàm SUM:

Là một trong những hàm lượng giác và toán học,  dùng để cộng các giá trị. Có thể cộng các giá trị riêng lẻ, tham chiếu hoặc phạm vi dữ liệu được chọn.

– Cú pháp:   SUM(Number1, Number2…)

Trong đó:

+ Number1 (Bắt buộc): Số đầu tiên bạn muốn thêm vào.

+ Number2 (tùy chọn): Số thứ hai mà bạn muốn cộng.Bạn có thể chỉ định tối đa 255 số bằng cách này.

Ví dụ: Tổng từ B2 đến B5

=SUM(B2:B5)

 

sum

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Hàm OR:

Là một trong các hàm lô-gic, để xác định nếu bất kỳ điều kiện trong một phép kiểm tra là TRUE. Hoặc Hàm trả về giá trị TRUE  nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE  nếu tất cả các đối số của nó là sai.

– Cú pháp:   OR(Logical1, Logical2…)

Trong đó:

Lô-gic 1( Bắt buộc): Điều kiện đầu tiên mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE.

+ Lô-gic 2…(tùy chọn): Điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE, lên tới tối đa 255 điều kiện.

Chú thích

  • Các đối số phải đánh giá các giá trị lô-gic chẳng hạn như TRUE hoặc FALSE, hoặc trong các mảng hoặc các tham chiếu có chứa các giá trị lô-gic.
  • Nếu một đối số mảng hoặc tham chiếu có chứa văn bản hoặc các ô trống, những giá trị này được bỏ qua.
  • Nếu dãy được xác định chứa không có giá trị lô-gic, hoặc trả về #VALUE! giá trị lỗi.
  • Bạn có thể sử dụng công thức mảng hoặc để xem liệu xuất hiện của một giá trị trong một mảng. Để nhập công thức mảng, hãy nhấn CTRL + SHIFT + ENTER.

– Ví dụ:  Hiển thị đúng nếu A2 lớn hơn 1 OR nhỏ hơn 100, nếu không nó sẽ hiển thị FALSE

=OR(A2>1,A2<100)


screenshot_3

 

 

 

 

 

7. Hàm MAX

Trả về giá trị lớn nhất trong tập giá trị.

– Cú pháp:   MAX(Number1, Number2…)

 Trong đó: 

+ Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.

Chú ý:

  • Đối số có thể là số hoặc tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
  • Các giá trị lô-gic và trình bày số dạng văn bản mà bạn gõ trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được đếm.
  • Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, chỉ các số trong mảng hay tham chiếu đó mới được dùng. Các ô trống, giá trị lô-gic hoặc văn bản trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
  • Nếu các đối số không chứa số, hàm MAX trả về 0 (không).
  • Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ khiến xảy ra lỗi.
  • Nếu bạn muốn bao gồm các giá trị lô-gic và dạng biểu thị số bằng văn bản trong một tham chiếu như là một phần của tính toán, hãy dùng hàm MAXA.

Ví dụ: Giá trị lớn nhất trong phạm vi A1:A3và giá trị 9.

=MAX(A1:A3, 9)

8. Hàm MIN:

Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.

– Cú pháp:  = MIN(Number1, Number2…)

Trong đó: 

+ Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.

Chú ý:

  • Đối số có thể là số hoặc tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
  • Các giá trị lô-gic và trình bày số dạng văn bản mà bạn gõ trực tiếp vào danh sách các đối số sẽ được đếm.
  • Nếu đối số là mảng hay tham chiếu, chỉ các số trong mảng hay tham chiếu đó mới được dùng. Các ô trống, giá trị lô-gic hoặc văn bản trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
  • Nếu các đối số không chứa số, hàm MIN trả về 0.
  • Các đối số là văn bản hay giá trị lỗi không thể chuyển đổi thành số sẽ khiến xảy ra lỗi.
  • Nếu bạn muốn bao gồm giá trị lô-gic và biểu thị văn bản của số vào một tham chiếu như một phần của phép tính, hãy sử dụng hàm MINA.

Ví dụ: Giá trị nhỏ nhất của các số trong phạm vi A3:A8 là 0.

=MIN(A5:A8,0)

9. Hàm AND:

– Cú pháp: =AND(logical1, [logical2],…)

Trong đó:

Lô-gic 1(bắt buộc): Điều kiện đầu tiên mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE

Lô-gic 2…(tùy chọn): Điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm tra mà có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE, lên tới tối đa 255 điều kiện.

– Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng. Các đối số là các hằng, biểu thức logic.Hàm trả về giá trị TRUE  nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.

Chú ý:

  • Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.
  • Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua.
  • Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!

Ví dụ: Hiển thị đúng nếu A2 lớn hơn 1 và nhỏ hơn 100, nếu không nó sẽ hiển thị FALSE.

=AND(A2>1,A2<100)

vdand

 

 

 

 

 

 

>Mời các bạn xem thêm dịch vụ của chúng tôi<<

  1. Dịch vụ làm báo cáo tài chính cuối năm.
  2. Dịch vụ kiểm toán nội bộ.
  3. Dịch vụ kế toán trọn gói giá rẻ, uy tín.
  4. Dịch vụ báo cáo thuế.
  5. Dịch vụ in hóa đơn giá trị gia tăng.

 

0985928544
Chào mừng bạn
Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Google Plus
Share On Linkedin
Share On Pinterest
Hide Buttons