Trung tâm đào tạo KẾ TOÁN Newvision

Cách khắc phục khi sổ kho không khớp với sổ cái tài khoản kho

Công việc của kế toán kho không thể không tránh khỏi việc số liệu trên báo cáo kho không bằng sổ cái tài khoản. Biểu hiện cụ thể nhất là số dư cuối kỳ trên báo cáo tổng hợp tồn kho và sổ cái lệch nhau. Để có thể kiểm tra nguyên nhân dẫn đến sai sót và cách có thể khắc phục những lỗi sai đó thì kế toán Newvision xin chia sẻ như sau:

1. Số dư đầu kỳ lệch

− Nguyên nhân: có 2 trường hợp như sau:

+ Trường hợp 1: TK kho có số dư trên nhiều kho.

+ Trường hợp 2: Kho có số dư trên nhiều TK kho.

− Cách khắc phục: Giải thích cho KH hiểu được vấn đề và hướng dẫn KH sửa về đúng với TK kho và Kho

Ảnh minh họa (Nguồn: internet)

                                                                                              Ảnh minh họa (Nguồn: internet)

2.Phát sinh trong kỳ lệch

a) Phát sinh Nợ TK kho lệch với giá trị nhập kho trên báo cáo kho ( Cột Chênh lệch Nợ – Nhập có số liệu)
♦ Có 9 nguyên nhân dẫn đến sự nhầm lẫn này:

− Nguyên nhân 1: Có chứng từ chuyển kho, hạch toán Nợ, Có cùng một TK khi đó trên Sổ cái TK kho không lên chứng từ Chuyển kho còn trên báo cáo kho vẫn lên Nhập, Xuất kho

− Nguyên nhân 2: Hạch toán Nợ TK kho trên các phân hệ ngoài các giao diện Mua hàng qua kho, Kho khi đó chứng từ chỉ được hạch toán lên Sổ cái mà không lên báo cáo kho

⇒ Cách khắc phục đối với nguyên nhân 1, 2: Kiểm tra lại phần nghiệp vụ thực tế phát sinh và sau đó nhập lại vào đúng phân hệ tương ứng (Mua hàng qua kho/ Bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Kho)

− Nguyên nhân 3: TK kho được hạch toán trên nhiều kho hoặc một kho hạch toán nhiều TK kho tuy nhiên khi thực hiện đối chiếu lại đối chiếu một kho vào môt TK khi dẫn đển lệch nhau

− Nguyên nhân 4: Trên chứng từ mua hàng, số lượng bằng 0 nhưng có thành tiền. Khi đó chỉ hạch toán lên sổ cái còn báo cáo kho không lên

⇒ Cách khắc phục đối với nguyên nhân 3, 4: Kiểm tra lại nghiệp vụ phát sinh, nếu là điều chỉnh giá trị hàng tồn kho thì cần nhập đúng trong phân hệ Kho/ Điều chỉnh tồn kho.

− Nguyên nhân 5: Có chứng từ chi phí mua hàng nhưng chưa được phân bổ vào chi phí mua hàng hoặc phí tính thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng hoặc giá trị đã phân bổ trên hóa đơn mua hàng không bằng giá trị trên chứng từ mua dịch vụ

− Nguyên nhân 6: Chi phí mua hàng hoặc Phí tính thuế nhập khẩu trên hóa đơn mua hàng lệch với giá trị chi phí đã phân bổ trên chứng từ chi phí

− Nguyên nhân 7: Hóa đơn mua dịch vụ được tích Là Chi phí mua hàng nhưng không hạch toán vào TK kho vẫn thực hiện được chọn để phân bổ chi phí trên hóa đơn mua hàng khi đó Báo cáo kho lớn hơn Sổ cái TK kho

⇒ Cách khắc phục đối với nguyên nhân 5, 6, 7: Kiểm tra lại các chứng từ mua dịch vụ nếu:

+ Chứng từ dịch vụ được hạch toán luôn vào chi phí, thì Bỏ ghi\Sửa chứng từ mua dịch vụ, bỏ tích Là chi phí mua hàng. Đồng thời hóa đơn mua hàng đã chọn chứng từ mua dịch vụ để phân bổ thực hiện phân bổ lại không chọn chứng từ này.

+ Chứng từ dịch vụ được cộng vào giá trị nhập kho thì Bỏ ghi\Sửa chứng từ mua dịch vụ, sửa lại TK hạch toán là TK kho.

− Nguyên nhân 8: Hóa đơn mua dịch vụ hạch toán vào TK kho nhưng không tích chọn là Chi phí mua hàng nên chứng từ này không được phân bổ trên hóa đơn mua hàng khi đó Sổ cái TK kho lớn hơn Báo cáo kho

⇒ Cách khắc phục: Hỏi Khách hàng chứng từ mua dịch vụ này được hạch toán như thế nào.

+ Nếu chứng từ dịch vụ không cộng vào giá trị nhập kho thì hướng dẫn KH Bỏ ghi\ Sửa. Sửa lại TK hạch toán là TK chi phí tương ứng

+ Nếu chứng từ dịch vụ được cộng vào giá trị nhập kho của hàng mua về thì Bỏ ghi\ Sửa chứng từ dịch vụ, Tích vào Là chi phí mua hàng. Sau đó mở chứng từ mua hàng cần phân bổ,  Bỏ ghi\ Sửa thực hiện phân bổ lại chi phí mua hàng và chọn chứng từ này vào để phân bổ.

− Nguyên nhân 9: Giá trị nhập kho không bằng Thành tiền – Chiết khấu (nếu có) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Thuế TTĐB (nếu có) + Phí tính thuế NK (nếu có) + Chi phí mua hàng. Có thể do khách hàng sửa giá trị nhập kho hoặc chương trình khi làm tròn số cộng vào bị sai.

⇒ Cách khắc phục: Bỏ ghi\ Sửa chứng từ mua hàng bị sai, sửa lại dòng chứng từ bị sai để Giá trị nhập kho = Thành tiền – Chiết khấu (nếu có) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Thuế TTĐB (nếu có) + Phí tính thuế NK (nếu có) + Chi phí mua hàng.

anh minh hoa

                                                      Ảnh minh họa (Nguôn: internet)

b) Phát sinh Có TK Kho lệch với Giá trị xuất trên báo cáo kho (Cột Chênh lệch Có – Xuất có số liệu)

− Nguyên nhân 1: Có chứng từ chuyển kho, hạch toán Nợ, Có cùng một TK khi đó trên Sổ cái TK kho không lên chứng từ Chuyển kho còn trên báo cáo kho vẫn lên Nhập, Xuất kho

− Nguyên nhân 2: Hạch toán Có TK kho trên các phân hệ ngoài các giao diện  Bán hàng, Kho khi đó chứng từ chỉ được hạch toán lên Sổ cái mà không lên báo cáo kho

⇒ Cách khắc phục đối với nguyên nhân 1, 2: Kiểm tra lại nghiệp vụ thực tế phát sinh, sau đó nhập lại vào đúng phân hệ tương ứng (Mua hàng qua kho/ Bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Kho)

− Nguyên nhân 3: TK kho được hạch toán trên nhiều kho hoặc một kho hạch toán nhiều TK kho tuy nhiên khi thực hiện đối chiếu lại đối chiếu một kho vào môt TK khi dẫn đển lệch nhau

− Nguyên nhân 4: Ngày chứng từ hóa đơn bán hàng khác với Ngày Xuất kho trên Hóa đơn bán hàng vì  Báo cáo kho lên theo ngày phiếu xuất, còn Sổ cái TK Kho lên theo ngày chứng từ bán hàng

⇒ Cách khắc phục đối với nguyên nhân 3, 4: Kiểm tra lại các hóa đơn trên:

+ Nếu là khai báo nhầm thì cần Bỏ ghi/ Sửa: khai báo lại để ngày hóa đơn bán hàng và ngày phiếu xuất bằng nhau.

+ Nếu ngày xuất kho và ngày xuất hóa đơn khác nhau thì cần làm phiếu xuất kho ở Kho\ Xuất kho, khai báo hóa đơn bán hàng không kiêm phiếu xuất kho và chọn phiếu xuất kho.

0985928544
Chào mừng bạn
Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Google Plus
Share On Linkedin
Share On Pinterest
Hide Buttons