Trung tâm đào tạo KẾ TOÁN Newvision

Kinh nghiệm khi làm việc với cơ quan thuế

Nhiều kế toán thuế bị áp lực trong việc kê khai và quyết toán thuế… vì vậy dẫn đến những sai sót, vướng mắc khi làm việc với cơ quan thuế nên sẽ dễ bị xử phạt. Chính vị thế, Kế toán Newvision xin chia sẻ bài viết dưới đây để phục vụ những người đang hành nghề kế toán  như sau:

anh minh hoa

Ảnh minh họa ( Nguồn: Internet )

 

Vấn đề 1: Kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT)

– Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn gốc (nếu mua hàng trong nước) hoặc giấy nộp thuế gốc (nếu là hàng nhập khẩu). Trường hợp vì lý do nào đó chưa nhận được bản gốc mà chỉ có được bản photo hay bản scan thì cần phải ghi chú, chú thích lại để nhớ mà yêu cầu cung cấp , bởi khi cần mà không có thì cũng phiền hà và rắc rối đấy.

– Căn cứ vào các giấy nộp thuế để có thể kê khai hàng nhập khẩu, chứ không nên dựa vào tờ khai hải quan.

Khoảng năm 2012, Doanh nghiệp được gia hạn thời gian nộp thuế tối đa đến 30 ngày sau khi đã khai hải quan, vì thế sẽ dựa luôn vào tờ khai để kê khai, khi chưa nộp số thuế đó. Do khi nhập hàng thì đã phải hạch toán 133 vào phần mềm, mà nếu ta đợi đến tận tháng sau mới được kê khai thì thành ra sổ cái 133 của mình đã bị lệch so với bảng kê đầu vào, chính vì vậy mà mình phải quyết định kê khai ngay. Khi đó ta chưa biết được là chỉ được kê khai khi đã có giấy nộp thuế, mà mình cứ làm theo kế toán và thấy người ta làm thế nào thì mình cũng làm vậy. Hậu quả của việc này dẫn đến sẽ bị phạt vì hành vi “kê khai sai kỳ tính thuế” và “chậm nộp thuế GTGT” khi mà chúng ta quyết toán thuế.

– Sau khi đã kê khai, nộp báo cáo thuế xong thì nên xuất các tờ khai đó ra file Ecxel để lưu lại, bởi sau này khi quyết toán thuế sẽ sử dụng đến.

Vấn đề 2: Hàng hóa

1/ Hàng xuất dùng trong nội bộ, khuyến mãi,… hay bất cứ hàng hóa gì mà cứ khi xuất ra khỏi kho là phải xuất hóa đơn.

2/ Hàng tồn kho cần thanh lý hay không đủ chất lượng để bán nữa: Trường hợp mà không bán và phân phối được cho ai, rồi tính giá vốn để đưa vào chi phí. Đến khi quyết toán, họ sẽ không cho và bảo là nếu là hàng tồn kho, kém chất lượng thì khi mà thanh lý được xong rồi  mới được ghi giá vốn và cũng phải có xuất hóa đơn như là bán hàng bình thường nhưng sẽ là bán lỗ . Trường hợp này là bị loại giá vốn này ra khỏi chi phí hợp lý.

3/ Hàng khi đã xuất kho, nhưng lại chưa viết hóa đơn ngay thời điểm đó, mà thời gian sau đó mới xuất hóa đơn. Nếu  mà không trùng khớp thì phải tìm hiểu vì sao, từ đó tìm cách giải quyết.

Vấn đề 3: Chi phí lãi vay

– Khi công ty, doanh nghiệp vay vốn ngân hàng thì không nên để số tiền mặt tồn quỹ quá cao, đặc biệt vào các thời điểm mà ngân hàng tiến hành giải ngân.

+ Nếu số tiền mặt mà tồn quỹ quá cao thì ta cần phải làm các phiếu chi, nội dung chi thế nào thì cứ tự bịa ra, như : chi phụ cấp, chi gì gì đó, không có hóa đơn…. Mục đích nhằm giảm được số quỹ, nên có thể vô tư bịa, nhưng cần chú ý là cũng phải hợp lý tí, đặc biệt cần nhớ là ghi rõ không có hóa đơn để biết mà loại ra khi quyết toán thuế. Vì tại thời điểm mà vay ngân hàng, số tiền tồn quỹ cao hơn so với số tiền đi vay, thì chi phí lãi vay này không được tính vào chi phí hợp lý và sẽ bị loại ra.

– Quỹ tiền mặt cũng không nên được để âm và nếu có thiếu chi phí thì làm hợp đồng vay của sếp hoặc của cổ đông, lãi suất 0%, sau đó khi mà tiền mặt cao lên thì làm thanh lý hợp đồng vay này, trả lại cho họ.

– Cân đối sao cho hợp lý.

Vấn đề 4: Sổ phụ ngân hàng

–  Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng bao gồm: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, lệnh chi,…).

–  Vừa có sổ phụ file cứng và vừa phải có file mềm kết xuất từ Internet Banking. Cuối năm ta nên kiểm tra lại xem có thiếu chứng từ nào đó không để đi xin in lại bổ sung cho đủ, không nên để đến lúc bị kiểm tra mới đi bổ sung thì mất thời gian và vất vả hơn rất nhiều. Vì vậy nên tháng nào thì xong tháng đó luôn.

Vấn đề 5: Lưu trữ hóa đơn đầu ra

– Đối với hóa đơn thì nên đánh số thứ tự theo cuốn và theo trình tự, thời gian sử dụng của hóa đơn.

+ Nếu là hóa đơn đặt in thì đánh số

+ Nếu là hóa đơn mua của thuế thì có số seri.

– Bởi khi khi cần tìm số nào, ngày nào đó là có ngay khỏi phải tìm lung tung mất thời gian.

– Hóa đơn hủy:

+ Ta sẽ liệt kê ra xem trong 1 cuốn hóa đơn có bao nhiêu số hủy rồi làm cái nhãn dán ở trang bìa bên trong cuốn hóa đơn đó để khi mở ra xem có thể biết ngay. Hơn nữa ta tạo một luôn 1 file Excel , file Excel để quản lý xuyên suốt từ khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Khi bên cục thuế cần đối chiếu kiểm tra thì sẽ có ngay mà không mất công lục trong đống hóa đơn.

+ Khi bên thuế họ kiểm tra thì họ sẽ đối chiếu giữa tình hình sử dụng hóa đơn, bảng kê đầu ra và trên cuốn hóa đơn thực tế để xem hóa đơn này có hủy thật  không, hay kê khai có gì sai sót hóa đơn hủy  không, kiểm tra xem có biên bản hủy hóa đơn  không ( nếu không có biên bản hủy thì sẽ bị phạt).

+ Hóa đơn hủy liên 2 khách hàng trả về thì  nên dán ngay vào cuốn hóa đơn như trước rồi gạch chéo hủy và tiến hành dán luôn biên bản hủy hóa đơn sau nó.

Vấn đề 6: Lưu trữ hóa đơn đầu vào

– Hóa đơn đầu vào có đục lỗ và đóng bìa thành cuốn theo từng tháng hay là từng quý, sắp xếp theo thứ tự như trên tờ khai GTGT. Khi cần tìm 1 tờ hóa đơn ở dòng số mấy trên tờ khai thuế, thì chỉ cần đếm số tờ hóa đơn sẽ thấy ngay. Đục lỗ vào tờ khai thuế GTGT đó luôn. Một cuốn là một tháng hay một quý thì tùy vào số lượng của hóa đơn là nhiều hay ít. Nếu là 1 quý một bìa thì lưu cả Tờ khai THSDHĐ, Tờ khai thuế TNCN, Tờ khai TNDN tạm tính vào luôn. Quý nào có tờ khai quý đó.

– In thêm sổ cái 133 đã hạch toán khớp với bảng kê mua vào, để đối chiếu luôn số dư và số phát sinh giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.

– Khi viết hóa đơn thì chỉ cần hóa đơn  không bị sai lệch quá mức nghiêm trọng, việc thiếu một dấu chấm, dấu phẩy hay sai một con chữ hoặc thiếu một từ thì cũng không sao. Vì bên thuế họ  sẽ không có thời gian kiểm tra một cách chi tiết đâu, bởi cả đống hóa đơn lên đến mấy ngàn tờ thì không ai ngồi kiểm tra được. Bên thuế họ làm việc trên file mềm trước (chính là bảng kê đầu vào) và chỉ khi nào có nghi vấn gì thì họ mới kiểm tra hóa đơn gốc.

Vấn đề 7: Hóa đơn trên 20 triệu

– Đối với các hóa đơn mà > 20 triệu thì phải chuyển khoản. Khi mà thanh toán các hóa đơn này thì nên photo thêm UNC thanh toán để chung vào hóa đơn hoặc ghi chú lại hóa đơn nào thanh toán ngày nào đó cũng được, để khi bên thuế họ cần thì sẽ show ra UNC thanh toán cho hóa đơn trên 20 triệu được ngay.

– Nếu hóa đơn > 20 triệu thì bên thuế họ sẽ kiểm tra có UNC thanh toán hay ko? Nếu không đưa ra UNC thanh toán được cho họ xem thì phần thuế VAT sẽ không cho khấu trừ.

– Trường hợp hóa đơn > 20 triệu không thanh toán qua ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp (có nghĩa là 2 bên mua bán qua lại cho nhau, rồi cấn trừ tiền luôn) thì buộc phải có biên bản cấn trừ công nợ, có ký tên và xác nhận giữa 2 bên.

Vấn đề 8: Hàng phi mậu dịch

– Nếu hàng đó được dùng cho mục đích kinh doanh thì thuế GTGT vẫn được khấu trừ .

– Hàng phi mậu dịch sẽ không được bán, mà nói một cách đúng hơn là vẫn được bán nhưng thủ tục để án được nó là quá lằng nhằng quá. Nếu có hàng phi mậu dịch tốt nhất là nhập kho chứ nếu có bán được thì cũng không xuất hóa đơn làm gì, mắc công lại bị lằng nhằng.

Vấn đề 9: Hóa đơn mua hàng của công ty đã bỏ trốn

– Tuyệt đối không hợp tác hay giao dịch với các công ty có dấu hiệu là công ty ma. Bởi chưa chắc có đầy đủ chứng từ hợp lý, có thanh toán qua ngân hàng, và thời gian đã lâu là qua hết

– Khi bạn có hóa đơn đầu vào là công ty đã bỏ trốn thì thiệt hại là loại thuế GTGT đầu vào, loại ra khỏi chi phí hợp lý, phạt hành chính, phạt chậm nộp thuế, chưa kể là hành vi gian lận, trốn thuế, tùy vào mức độ nghiêm trọng. Thời gian truy cứu trách nhiệm theo thuế trước đây là 5 năm và hiện tại là 10 năm. Vì có khi hôm nay công ty đó hoạt động nhưng ngày mai bỏ trốn thì cũng không thể biết và kiểm soát được.

– Trường hợp công ty mà bị phạt ở mục này nặng nhất là 70% số tiền thiệt hại, vừa bị truy thu thuế GTGT , TNDN mà lại vừa bị phạt chậm nộp và hành chánh.

Vấn đề 10: Hạch toán phân loai chi phí

– Khi hạch toán thì cần phân loại sẵn cái nào hợp lý và cái nào không hợp lý để khi quyết toán chỉ phải làm một bước loại số chi phí không hợp lý ra.

– Dùng tài khoản 6423 để hạch toán tất cả các khoản chi phí mà không có hóa đơn hoặc hóa đơn không sử dụng được, nói chung là chi phí chắc chắn bị loại.

– Dùng thêm tài khoản 6428 để hạch toán các chi phí hợp lý nhưng phải có điều kiện, như là tiền phòng công tác, tiền đi lại, tiền tiếp khách hàng,… những khoản chi này sẽ phải có theo kèm như giấy đi đường hay quyết định công tác,… Nên phân loại ra sẵn để có thể tiện để kiểm tra và dễ quản lý.

– Để chắc chắn hơn thì trong khi hạch toán khoản chi nào không có hóa đơn thì sẽ ghi rõ là chi cái gì đó không có hóa đơn hoặc chi cái gì đó có hóa đơn nhưng không hợp lệ. Mục đích nếu khi hạch toán tài khoản có vị lộn thì khi cuối năm làm BCTC cũng sẽ thấy để mà sửa và bên thuế họ cũng nhìn thấy, biết rồi.

Các mức phạt nếu mắc lỗi sẽ tùy theo mức độ của lỗi  như sau:

– Tiền thuế GTGT và thuế TNDN sẽ bị truy thu

– Phạt theo số phần trăm tính trên số tiền bị truy thu.

– Phạt hành chính

– Phạt chậm nộp

….

Trên đây là những kinh nghiệm thực tế, từ việc khai báo thuế hy vọng  có thể phần nào giúp bạn giảm bớt áp lực trong công việc. Và xuôn sẻ trong việc khai báo thuế và kiểm tra của cục thuế đối với doanh nghiệp.

0985928544
Chào mừng bạn
Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Google Plus
Share On Linkedin
Share On Pinterest
Hide Buttons