Trung tâm đào tạo KẾ TOÁN Newvision

Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ kế toán doanh nghiệp

Việc sắp xếp chứng từ một cách có khoa rất quan trọng trong việc quản lý, lưu trữ và đặc biết quan trọng trong việc tìm kiếm sổ sách, chứng từ khi cần thiết hay khi có đoàn thanh tra thuế đến yêu cầu kiểm tra. Điều này tuy đơn giản nhưng rất quan trọng đối với người làm kế toán để không bị rối ren khi muốn tìm kiếm một giấy tờ nào đó phục vụ cho công việc. Vậy cùng chúng tôi tham khảo cách sắp xếp này nhé:

1. Đối với hồ sơ khai thuế năm

– Báo cáo tài chính

– Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

– Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

»Qúy

– Tờ khai thuế TNDN tạm tính

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

– Tờ khai thuế TNCN

»Tháng

– Tờ khai thuế giá trị gia tăng

»Hóa đơn

Trường hợp là hóa đơn đặt in cần có:

– Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)

– Thông báo phát hành hóa đơn

»Các hồ sơ khác

– Giấy phép đăng ký kinh doanh

– Tờ khai thuế môn bài

– Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng

– Mẫu 06 về đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với DN có doanh thu dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)

– Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước

Ảnh minh họa

                                                                                         Ảnh minh họa

2. Đối với sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

– Sổ nhật ký chung

– Sổ nhật ký thu tiền

– Sổ nhật ký chi tiền

– Sổ nhật ký mua hàng

– Sổ nhật ký bán hàng

– Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh

– Sổ chi tiết tài khoản

– Sổ quỹ tiền mặt

– Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)

– Bảng trích khấu hao tài sản cố định

– Thẻ tài sản cố định

– Bảng phân bổ CCDC

– Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa

– Thẻ kho

– Sổ chi tiết công nợ phải thu

– Sổ chi tiết công nợ phải trả

– Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính

– Sổ chi tiết tiền vay

Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN

3. Đối với chứng từ kế toán

− Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của tờ khai thuế GTGT.

− Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra photo kẹp với các chứng từ khác:

+ Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng và các chứng từ liên quan khác…

+ Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác

+ Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa

+ Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3

+ Phiếu kế toán khác

+ Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN

+ Sổ phụ tài khoản ngân hàng

∗ Lưu ý: Tất cả các phiếu đều phải được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn

4. Đối với hồ sơ lao động tiền lương

– Hồ sơ của người lao động

– Hợp đồng lao động (HĐLĐ)

– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…

– Bảng chấm công

– Bảng thanh toán tiền lương

– Đăng ký giảm trừ gia cảnh

– Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN

– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN

– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động

– Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH

5. Đối với hợp đồng

– Hợp đồng mua vào

– Hợp đồng bán ra

– Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).

– Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là doanh nghiệp xây dựng)

– Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

Tóm lại cũng phải tùy theo thực tế , tính chất công việc của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác. Trên đây là 1 cách sắp xếp cho quý bạn đọc tham khảo. Việc sắp xếp còn nhiều cách nhưng bạn cố gắng sắp xếp sao cho khi quyết toán hay cần lấy giấy tờ nào đó phục vụ công việc hay cơ quan thuế đến kiểm tra là có thể biết được ngay nó ở đâu và tìm ra nhanh chóng khi họ hỏi đến một cài gì liên quan.

Bài viết được chia sẻ của bạn Mai Huong 

0985928544
Chào mừng bạn
Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Google Plus
Share On Linkedin
Share On Pinterest
Hide Buttons