Trung tâm đào tạo KẾ TOÁN Newvision

Mẹo vặt excel cho kế toán

Một số mẹo excel cho dân kế toán

Bạn là một người mới chập chững bắt đầu, có thể bạn không biết nhiều về các tính năng tiên tiến của nó hay bạn cũng không biết một số điều cơ bản chỉ vì bạn không thường xuyên sử dụng nó. Bài viết dưới đây của Công ty kế toán Newvision sẽ liệt kê một số mẹo vặt Excel  mong sẽ cải thiện kỹ năng sử dụng Excel cho người mới chập chững bắt đầu.

1. Sử dụng mẫu có sẵn trong excel (templates)

– Bạn cần một loại bảng tính mới và không biết thiết kế nó như thế nào thì Excel cung cấp cho bạn nhiều mẫu (templates) có sẵn để sử dụng từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai. . .bạn chỉ việc chọn đúng chủ đề đang cần là được và nếu chưa có mẫu đó thì có thể chọn chức năng download mới từ Microsoft.

– Cách sử dụng : Chọn File => New, bạn sẽ thấy  1 danh sách các loại mẫu như hình dưới,  bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn. Vậy là bạn đã có 1 bảng tính
excel-template

2. Sao chép công thức(Formula)

Bạn đang sử dụng công thức tính toán nào đó trong một cell bên trên và muốn sao chép tiếp xuống cell bên dưới thì chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D để thực hiện.

3. Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên

Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu.

Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếvà chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế. Bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào.

4. Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Khi bạn nhập dữ liệu nào đó và muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( hiểu là cell đó có 2 dòng ) thì :

  • Muốn xuống dòng nhấn  tổ hợp: Alt-Enter
  • Tự động xuống hàng nếu dữ liệu dài hơn chiều rộng cell thì chọn: Format – Cells / Alignment / Wrap Text

5. Tạo, sửa nội dung và ẩn chú thích (comment) cho cell

– Tạo chú thích: bạn chọn cell cần làm chú thích sau đó nhấp chuột phải lên cell đó và chọn insert Comment rồi nhập lời chú thích cho cell đó thôi. Khi di chuyển mouse đến cell đó thì nó sẽ xuất hiện một popup với lời chú thích mà bạn đã nhập.

– Sửa nội dung chú thích: nếu bạn muốn sữa nội dung của comment vừa tạo thì bạn click vào cell đó rồi chuột phải chọn edit comment sau đó sẽ có popup hiện ra bạn sẽ sửa nội dung trong đó và bạn có thể xóa comment đó cũng bằng cách chuột phải cell đó và chọn delete comment.

– Muốn  ẩn đi chú thích (comment) của cell thì nhấp chuột phải vào cell đó và chọn Hide Comment, vậy là nó đã ẩn xong.

6. Làm ẩn nội dung của Cell.

Chọn cell muốn ẩn nội dung rồi chọn menu Format – Cell sau đó chọn mục Custom từ list Category và trong mục Type nhập vào 3 dấu chấm phẩy (;;;) sau đó chọn OK.

7. Sửa lỗi nhanh trong cell.

Khi bạn nhập dữ liệu vào cell nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng cell. Muốn bỏ đi mà không muốn mất nội dung cũ một cách nhanh nhất là nhấn phím Esc.

8. Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong cell.

Bạn chọn cell và chọn Menu Format – Cell, sẽ thấy xuất hiện một cửa sổ sau đó chọn tab có tên là Numbers và chọn Percentage rồi  nhấn OK.

9. Sử dụng chức năng AutoFill( tự động điền).

– Có 2 cách :

+ Cách 1: Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn

+ Cách 2: Khi bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này sau đó con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng , bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.

10. Tùy biến AutoFill.

Nếu bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự của riêng mình như : 1,5,9,13,… Ðể tạo ra dãy số tăng theo thứ tự như vậy , bạn cần làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các cell và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options / Custom List rồi nhấp chọn nút lệnh Import, sau đó chọn vùng list bạn mới nhập và nhấp OK

11. Sắp xếp

– Khi bạn sắp xếp các dữ liệu trong một cột của Excel, có khi bạn thấy nó sắp xếp không đúng. Vậy để cho nó sắp xếp đúng thì bạn thực hiện như sau:

  • Chọn cột muốn sắp xếp.
  • Mở menu Format – Cell.
  • Trong hộp thoại format cell, chọn tab Number và click trên General category.
  • Cuối cùng bạn chỉ cần sắp xếp lại cột đó.

12. Ẩn và hiện cột và hàng theo nhóm.

Nếu bạn muốn ẩn cột và hàng trong Excel thì bôi đen vị trí cột hoặc hàng cần ẩn đi rồi nhấn tổ hợp phím Alt Shift Mũi tên phải. Sau đó sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi bạn là Cột hay Hàng, bạn chọn rồi bấm OK. Lúc này trên Workbook sẽ xuất hiện thêm một panel hiển thị những nhóm hàng hoặc cột mà bạn vừa tạo, để ẩn thì nhấn dấu trừ và hiện ra thì nhấn dấu cộng.

13. Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại

– Bạn muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng thì cần thực hiện các bước sau đây:

  • Chọn bảng.
  • Chọn Edit.Copy.
  • Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
  • Chọn Edit.Paste Special.
  • Trong khung hội thoại Paste Special / chọn Transpose và nhấn OK.
  • Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.

14. Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần thực hiện

Bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau trong workbook của bạn, bạn cần làm như sau: nhấp chuột phải vào tab để chọn các sheet, chọn Select All Sheets từ menu phụ mở ra và bạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, có thể là chữ, hình ảnh ,… sau đó nhấp chuột phải lên tab của sheet hiện hành và chọn UnGroup Sheets từ menu phụ thì tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet trong workbook.

15. Xem cú pháp hàm Excel

Bạn không nhớ  hay không biết hết được cú pháp các hàm trong Excel thì không sao bạn chỉ cần chọn menu Insert – Function và hộp thoại Paste Function xuất hiện, từ đây bạn có thể chọn hàm muốn sử dụng.

16. Importing Text sang Excel

– Bạn có một dữ liệu text được soạn thảo trong Word và khi import đoạn dữ liệu đó của bạn vào worksheet thì nó lại nằm trên một cột. Vậy để nó nằm trên nhiều cột, bạn có thể làm bằng những  cách sau:

  • Nếu như dữ liệu được format dưới dạng table thì bạn chọn Copy rồi Paste nó vào Excel.
  • Dữ liệu không được format theo dạng table mà ở dạng tab thì cũng làm tương tự như trên.
  • Nếu dữ liệu không được định dạng table và tab thì bạn cũng Import như 2 cách trên rồi sau đó chọn cột có chứa dữ liệu và chọn menu Data, Text to Columns. Sẽ xuất hiện chế độ Wizard hướng dẫn bạn import dữ liệu đó vào worksheet của Excel

17. Liên kết dữ liệu Excel và Word

– Khi nội dung cả excle và word cuả bạn đều giống nhau mà bạn lại muốn là khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn làm như sau :

  • Chọn đoạn văn bản muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó.
  • Sau đó Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit + Paste Special. Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK.

18. Mở tệp tin thường dùng

Phải thao tác thường xuyên trên một tệp tin thì bạn có thể chỉ định Excel để chương trình mở tệp tin này mỗi khi nó khởi động. Để thực hiện được điều này bạn cần lưu tệp tin vào thư mục XLStart nằm trong \Program files\Microsoft Office\Office.

19. Thêm màu cho bảng tính

Bạn chọn Format > Sheet > Background rồi chỉ cần tìm tới ảnh nền , hoặc font màu bạn thích và nhấn Open.

20. Đóng băng dòng tiêu đề

Mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column) và nếu bạn nhập dữ liệu ở nhiều dòng và tràn quá màn hình thì việc nhập dữ liệu sẽ gặp khó khăn vì dòng tiêu đềbị trôi mất. Để đóng băng dòng tiêu đề đó bạn  nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đềrồi chọn Window > Freeze Panes và giờ thì nhập dữ liệu thoải mái với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính..

21. Làm đẹp hình ảnh nền

Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn?

Vậy nên điều đầu tiên bạn hãy nạp Excel và nhập số liệu vào sau đó chọn số liệu  rồi nhấn Insert.Chart. Xuất hiện khungg hội thoại Chart Wizard /  ấn Finish, tiếp đến nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ.Cuối cùng trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area rồi dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn.

22. Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng.

Để sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra (tổ hợp phím Ctrl-C). Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhấp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Xong bạn ấn tổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

23. Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Bạn tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trịrồi OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.

24. Tìm kiếm trong Excel

tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Bạn chọn Edit.Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F) sau đó gõ chuỗi ký tự cần tìm kiếm vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”rôi nhấn Find Next để tiếp tục.

Lưu ý: Bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.

25. Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel

Bạn chỉ cần

Muốn thử chức năng này, khởi động Excel rồi mở một bảng tính mới. sau đó bật công cụ Drawing bằng cách chọn View.Toolbars. Drawing. Sau đó chỉ cần nhất vào hình bất kì nào bạn muốn vẽ và nhấn giữ phím Alt trong khi kéo chuột để vẽ hình đó thì bạn sẽ thấy các cạnh của hình đó sẽ trùng với các dòng kẻ trong ô tính.

26. Ignore other applications

Khi mà bạn chọn option này thì bạn sẽ không thể mở trực tiếp 1 workbook bằng cách doule-lick mà Workbook bắt buộc phải được mở từ menu File/open.

Để khắc phục vấn đề này : vào Menu: Tools/ Options, chọn tabs General. tiếp đó Click bỏ dấu check ở mục: Ignore other applications rồi chọn OK, chắc chắn bạn sẽ mở được file Excel một cách bình thường.

27. Sao chép dữ liệu từ trang web

Trang web thường chứa một số thông tin mà có thể thực hiện việc phân tích trong Excel. Với Web Query, bạn có thể lấy những thông tin từ trang web dưới dạng như là một table, hay nhiều table đưa vào văn bản trong Excel và bạn sẽ có được những thông tin được cập nhật mới nhất từ trang web một cách dễ dàng. Để có thể sử dụng chức năng này bạn vẫn chọn và copy nội dung từ trang web và paste vào Excel như bình thường. Khi paste nội dung vào trong Excel, một nút Paste Option sẽ xuất hiện. Bạn bấm vào nút này và chọn chức năng Create Refreshable Web Query để tạo một query đến trang web để lấy dữ liệu.

28. Import dữ liệu bằng Web Query

Nếu bạn muốn Import nội dung từ trong trang web nào đó và muốn những dữ liệu đó phải được cập nhật từ trang web đã lấy và phải được cập nhật khi nội dung thay đổi. Trên menu Data, bạn chọn mục Import External Data/ New Web Query. Xuất hiện hộp thoại và bạn nhập địa chỉ trang web mà bạn muốn lấy dữ liệu vào mục Address rồi bấm Go. Còn nếu bạn đang duyệt trang web đó trong trình duyệt Internet Explorer (IE) thì bạn bấm vào nút Edit with Microsoft Excel trên toolbar của IE. Tiếp theo bạn bấm vào những nút mũi tên màu vàng bên trái phía trên của trang web để chọn vùng dữ liệu cần import trong trang, vùng nào được chọn thì vùng dữ liệu đó sẽ được đổi màu nền. Nếu những nút mũi tên màu vàng không xuất hiện thì bạn bấm vào nút Show Icons nằm trên toolbar của cửa sổ.

Nếu muốn lưu lại Query này để có thể sử dụng cho những Wordsheet khác thì bạn bấm Save Query để lưu lại. Để thiết lập những thông số cho kiểu định dạng của dữ liệu khi Import thì bấm Option và chọn những kiểu định dạng mà bạn muốn áp dụng cho dữ liệu trong hộp thoại xuất hiện. Cuối cùng bạn bấm nút Import, hộp thoại Import Data xuất hiện bạn chọn mục Exist Worksheet nếu bạn muốn Import vào trong Worksheet hiện hành và nếu bạn muốn Import vào một Worksheet mới thì chọn mục New Worksheet rồi nhấn nút OK.

29. Chọn lại thông tin cho Web Query

Khi Import một nội dung từ trang web vào Excelvà bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung Web Query (nội dung của dữ liệu được Import ) để Import lại, bạn bấm  Edit Query từ toolbar External Data. Nếu toolbar này không xuất hiện thì bạn bấm chuột phải lên toolbar của Excel rồi chọn mục External Data.

30. Cập nhật lại dữ liệu đã Import từ web

Để cập nhật lại dữ liệu đã được Import từ web bạn chọn vùng dữ liệu đã được Import cần cập nhật lại sau đó bấm Refresh Data trên toolbar External Data.

31. Xuất dữ liệu ra trang web

Có 2 dạng xuất dữ liệu ra trang web mà excel cho phép:

– Xuất dưới dạng không tương tác lẫn nhau: cho ra trang web thông thường.

  • Cách làm: mở Workbook muốn xuất ra web, chọn menu File/ Save As chọn mục Web page trong danh sách Save as Type rồi nhấn Save.

– Dạng có tương tác: trang web được lưu sẽ không mở được ra trong Excel để hiệu chỉnh lại trang web. Để  hiệu chỉnh, bạn phải mở chính tập tin Workbook dùng để xuất ra trang web để chỉnh sửa rồi xuất ra lại nội dung mới cho trang web. Để xuất ra dạng này sau khi mở Workbook cần xuất ra web, bạn chọn menu File/ Save as Web Page sau đó hộp thoại xuất hiện và chọn Publish. Khi hộp thoại xuất hiện, chọn từng mục tương ứng cần xuất thành web là từng sheet, một số cell nào đó hay toàn bộ workbook bên trong danh sách Choose dưới mục Item to publish và nhập tên đường dẫn với tên tập tin trang web cần lưu vào mục File name. Còn nếu như muốn xuất lại nội dung trang web sau khi chỉnh sửa để cập nhật lại trang web đã xuất ra trước thì chọn mục Previously published items rồi chọn worksheet hoặc từng mục mà bạn muốn xuất lại để cập nhật cho trang web. Cuối cùng nhấn Finish để tiến hành xuất thành trang web và kết thúc.

Để tự động cập nhật trang web mỗi khi lưu lại những thông tin được thay đổi từ Workbook đã xuất ra nó thì khi hộp thoại Publish xuất hiện bạn đánh dấu chọn mục AutoRepublish every time this workbook is saved.

32. Tạo hyperlink đến một tập tin mới

Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh mà bạn muốn nó là một hyperlink rồi chọn hyperlink trong menu phụ xuất hiện.Sau đó bấm vào mục Create New Document. Nhập tên của tập tin cần tạo mới vào mục Name of new document, có thể nhập luôn cả đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, nếu không thì bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục. Bên dưới mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later nếu muốn nhập nội dung cho tập tin này vào lúc khác và bạn chọn mục Edit the new document now nếu muốn nhập nội dung cho tập tin ngay sau khi bạn nhấn OK để đóng hộp thoại (tập tin mới chính là một tập tin được lưu dưới dạng html do Excel tạo ra).

33. Tạo hyperlink đến một tập tin đã có sẵn hoặc đến một trang web khác

Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo thành một hyperlink, chọn mục hyperlink từ menu phụ. Bấm vào Existing file or Web Page rồi bấm vào nút Current Folder rồi chọn tập tin cần liên kết đến. Nếu bạn muốn liên kết đến một trang web khác thì chỉ cần bấm vào Browser Page rồi chọn một trong những địa chỉ web có trong danh sách hoặc nhập vào ô Address bên dưới. Hoặc nếu bạn muốn liên kết đến một tập tin mà bạn đã sử dụng nó gần đây nhất thì bấm vào nút Recent Files.

34. Tạo hyperlink đến vị trí bookmark của một trang web

Nếu bạn muốn liên kết của bạn dẫn đến một vị trí nào đó trong một trang web khác thì bạn bấm chuột phải vào cell hoặc hình mà bạn muốn tạo liên kết sau đó xuất hiện 1 menu và chọn mục hyperlink. Khi hộp thoại Insert hyperlink mở ra, bạn bấm vào nút Existing file or Web Page rồi chọn trang web cần liên kết đến xong bấm nút bookmark và bạn chỉ cần bấm đúp chuột vào bookmark muốn liên kết đến khi hộp thoại xuất hiện.

35. Tạo liên kết đến một địa chỉ e-mail

Muốn trong Workbook của bạn có một liên kết đến một địa chỉ e-mail, khi người dùng bấm vào liên kết thì chương trình e-mail sẽ tự động tạo cho bạn một message mới với địa chỉ đã được điền sẵn trong dòng To của message. Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo hyperlink rồi chọn mục hyperlink từ menu phụ xuất hiện. Trong hộp thoại Insert hyperlink, bạn bấm nút e-mail Address bên dưới mục Link to. Bạn nhập địa chỉ e-mail mà bạn muốn gửi đi vào mục e-mail address, và nhập tiêu đề cho e-mail vào mục Subject rồi nhấn OK.

36. Thay đổi địa chỉ liên kết cho hyperlink

Bấm chuột phải vào hyperlink cần thay đổi rồi từ đó thay đổi lại địa chỉ liên kết đến trong hộp thoại và nhấn OK để chấp nhận thay đổi.

37. Thay đổi kiểu format cho hyperlink

Khi muốn thay đổi kiểu hiển thị cho hyperlink thì bấm chọn menu Format/Style, chọn mục hyperlink hoặc Followed hyperlink trong danh sách Style Name rồi bấm nút Modify. Khi thay đổi thì tất cả các hyperlink trong Workbook sẽ thay đổi theo.

38. Chèn một đoạn workbook khác vào workbook hiện hành

Khi bạn muốn trong workbook của bạn có một đoạn là một nội dung của một workbook khác và đoạn nội dung này sẽ được thay đổi khi workbook nguồn của nó thay đổi. Để liên kết bạn làm như sau : Mở workbook nguồn chứa nội dung cần lấy, sau đó chọn vùng dữ liệu rồi nhấn nút Copy. Mở workbook muốn chèn nội dung này vào, chọn vị trí cần chèn sau đó chọn menu Edit/ Paste Special rồi bấm chọn Paste Link. Nếu dữ liệu nguồn nằm trong workbook ở trên Internet hay trên một máy nào khác, bạn có thể gõ địa chỉ chính xác của vùng dữ liệu đó vào trong cell, nơi mà bạn muốn chèn nội dung vào. Bạn chèn địa chỉ vào bằng cách gõ dấu bằng đầu tiên và tiếp theo sau là địa chỉ trỏ đến vị trí vùng dữ liệu cần lấy ra.

39. Chọn một cell có chứa hyperlink

Trong một cell có chứa hyperlink, nếu bạn bấm chuột vào để chọn thì Excel sẽ hiểu là bạn đã bấm vào hyperlink. Vì vậy, để chọn một cell có chứa hyperlink, bạn phải bấm chuột vào cell đó rồi chờ cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng rồi mới nhả chuột ra.

40. Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Click để biết rõ hơn: phím tắt thông dụng nhất trong Excel.

41. Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell

Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.

42. Lọc dữ liệu bằng Filter

– Thiết lập Filter trong Excel là cách tốt nhất để lướt qua các dữ liệu và tìm thấy những gì bạn cần. Có thể bạn có 1 danh sách dữ liệu lớn, nhưng đừng lo lắng, bạn có thể lọc nó theo các tiêu chí nhất định và sắp xếp nó vào 1 danh sách quản lý mà bạn có thể nhìn thấy tốt hơn.

– Bạn có thể thiết lập Filter bằng 2 cách.
+ Cách thứ 1, định dạng dữ liệu của bạn như 1 Table như đã chia sẻ ở phần 1. Điều đó sẽ đặt bộ lọc Filter trên tiêu đề cột của bạn

+ Cách thứ 2 : Đặt con trỏ chuột và click vào tiêu đề cột. Sau đó chọn thẻ Data trên thanh ribbon => click vào Filter
Bây giờ bạn có thể click vào mũi tên Filter và 1 danh sách được thả xuống. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong cột với những ô trống để đánh dấu chọn bên trái. Bạn có thể bỏ chọn những gì bạn không muốn nhìn thấy và chỉ nhìn thấy những gì được đánh dấu chọn.

43. Thiết lập chế độ Autosave

Bạn không muốn mất những gì bạn đã làm cho tập tin của mình? Vậy nên bạn cần phải chắc chắn Excel được thiết lập chế độ Autosave – tự động lưu lại tài liệu của bạn đều đặn.
Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel của bạn, hãy vào File => Options.

Hộp thoại Excel Options sẽ mở ra. Chọn mục Save. Tại tùy chọn Save AutoRecover information every 10 minutes, kiểm tra xem đã được đánh dấu chọn chưa, bạn cũng có thể nhập vào số phút sau khi làm việc với dữ liệu, bạn muốn tự động lưu lại.

0985928544
Chào mừng bạn
Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Google Plus
Share On Linkedin
Share On Pinterest
Hide Buttons