Trung tâm đào tạo KẾ TOÁN Newvision

Tổng hợp các mẹo hay cho kế toán

  • Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong ô

Sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ ô nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong ô, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng ô khi bạn rê chuột.

Tổng hợp các mẹo dành cho kế toán

  • Sao chép Formula

Khi sử dụng công thức tính toán nào đó trong một ô bên trên và lại muốn sao chép tiếp xuống ô bên dưới thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl – D .

  • Hướng cho con trỏ khi nhấn Enter

Trong Excel, khi bạn nhập liệu cho một ô, con trỏ sẽ nằm trong ô đó và bạn nhấn Enter thì nó sẽ di chuyển xuống ô khác. Nhưng có thể bạn muốn nó phải di chuyển qua trái, phải hoặc là đi lên. Bạn chọn menu Tools – Options trong Options chọn tab Edit, click trên drop down menu Direction để chọn Right, Left, Up hoặc Down.

  • Tạo chú thích (comment) cho ô

Khi muốn làm một lời chú thích nào đó cho một ô, bạn chọn ô cần làm chú thích , chọn menu Insert / Comment ( hoặc nhấp chuột phải lên ô đó và chọn Comment ). Nhập vào lời chú thích cho ô đó. Khi bạn di chuyển chuột đến ô đó thì sẽ xuất hiện popup với chú thích bạn đã nhập.

  • Sửa lỗi nhanh trong ô.

Khi bạn nhập dữ liệu vào ô nhưng bạn thấy dữ liệu nhập vào có lỗi hoặc nhập không đúng ô. Muốn bỏ đi mà không bị mất nội dung cũ là nhấn phím Esc.

  • Ðịnh dạng phần trăm ( % ) cho dữ liệu trong ô.

Khi nhập số phần trăm ( % ) vào một ô mà chỉ cần nhập vào con số thập phân thôi, còn phần thập phân bạn sẽ tự định nghĩa cho ô đó. Ví dụ nhập vào 30 thì sẽ được chuyển thành 30%, và khi bạn nhập vào là .3 thì cũng sẽ được chuyển thành 30 %. Ðể làm điều này, bạn chọn ô và chọn Menu Format – Cell. Xuất hiện một cửa sổ, bạn chọn tab có tên là Numbers, sau đó chọn Percentage và nhấn OK.

  • Tùy biến AutoFill.

Excel chỉ cung cấp một số list để tự động điền vào list như số thứ tự, số ngày trong tuần… .Bạn cũng có thể thêm vào trong list đó một kiểu autofill theo ý riêng của mình chẵng hạn như bạn muốn điền một dãy số theo thứ tự như : 2,4,6,8,… Ðể tạo ra một dãy số tăng theo thứ tự, làm như sau : Nhập các giá trị của list vào trong các ô và sắp xếp như ý muốn, chọn menu Tools, Options, chọn Custom List, nhấp chọn nút lệnh Import. Rồi chọn vùng list mới nhập và nhấp OK

  • Sắp xếp

Sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng, ví dụ khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy con số 55.5 nằm dưới số 55. Ðể khắc phục làm như sau.
1/Chọn cột muốn sắp xếp, click trên đầu cột đó.
2/Mở menu Format – Cell.
3/Trong format cell, click chọn tab Number và click trên General category.
4/ Sau đó sắp xếp lại cột đó.

  • Chuyển dòng thành cột hoặc cột thành dòng

Bạn tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Cách thực hiện:
1. Chọn bảng.
2. Chọn Edit.Copy.
3. Chọn vùng muốn dán bảng mới vào.
4. Chọn Edit.Paste Special.
5. Trong khung Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.

  • Xem cú pháp hàm Excel

Nếu bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc biết nhưng không nhớ hết được cú pháp trong Excel, bạn chọn menu Insert – Function, hộp thoại Paste Function, từ đây có thể chọn hàm muốn sử dụng cho từng mục đích

  • Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã áp sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc nhanh chóng.

Đầu tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên Ctrl và nhấp chuột trái vào từng ô muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-Vlà dữ liệu sẽ tự động dán vào ô đã chọn.

  • Tìm kiếm trong Excel

Khung hội thoại Find trong Word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại này trongExcel. Khung hội thoại Find trong Word và Excel có phần khác nhau. Ví dụ bạn cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit.Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F). Gõ SUM vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”. Nhấn Find Next để tiếp tục.
Lưu ý rằng bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.
Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.

Xem thêm….

10 hàm excel cơ bản phải biết khi học kế toán

học phần mềm misa cho người mới bắt đầu

7 mẹo tìm việc kế toán cho sinh viên mới ra trường

 

0985928544
Chào mừng bạn
Share On Facebook
Share On Twitter
Share On Google Plus
Share On Linkedin
Share On Pinterest
Hide Buttons